制定有效的项目沟通计划时要问的 5 个重要问题

ahad1020

当项目请求到来时，理想情况下，项目范围应该清晰，以便项目经理能够开始并领导项目管理流程：启动、需求收集、构建、测试、部署以及实施后支持。虽然项目经理可以手握北极星，带领项目团队，但制定一个强有力且有效的项目沟通计划来监控和控制项目也至关重要。

以下是项目经理在制定沟通计划时应该能够回答的 5 个问题。
1.我的受众是谁？
了解项目的利益相关者矩阵将有助于确定沟通计划中构建的不同级别的项目状态检查和状态报告。

如果项目需要高管支持，成立指导委员会至关重要。例如，营销自动化平台迁移可能是组织更大战略规划的一部分，因此，在指导委员会论坛上发布项目更新，邀请其他项目（例如 CRM 迁移、品牌转型等）的项目经理参与，将有助于了解任何重大的相互依存或独立进展，以及对实现组织目标和发布目标的影响。

或者，项目可能只是一个部门变更，对组织其他部门的影响较小。在这种情况下，项目经理应该与项目发起人、代表各职能部门的主题专家或项目负责人建立核心团队签到机制。

最重要的是，项目经理应与负责项目构建、测试和部署的项目团队建立定期的沟通机制。项目沟通计划至少应包含与项目团队本身的某种形式的沟通机制。

如果特定范围的项目中包含第三方供应商，项目经理可能会发现，与项目发起人进行仅关注供应商的签到或让团队代表接收和/或向项目团队发送更新是有益的。

2. 各利益相关方团体的签到频率是多少？
如果涉及指导委员会，会议频率通常会比项目团队开会提供高层更新总结的周期更长。例如，项目经理可以设定每月或每季度的会议频率。当然，有时也需要这样做；但是，如果某个项目的启动至关重要，并且与其他即将在短时间内启动的项目存在多个高风险的相互依赖关系，则可能需要改为每隔一周开会一次。

由于项目发起人可能没有实际工作和交付成果，核心团队的签到频率也较低。他们可能每隔一周或每周开一次会，具体取决于项目的规模、时间表和紧急程度。

如果项目团队的成员都积极参与需求收集、构建、测试和部署，斯里兰卡电话号码库 那么就需要更多签到环节。例如，在测试阶段，项目经理会管理一个问题跟踪器，以确保项目交付成果得到测试、问题得到识别并分配待解决的事项、问题得到解决并准备好进行用户验收测试 (UAT)、UAT 问题得到识别并分配待解决的事项、UAT 问题得到解决并准备好进行部署。

如果项目团队相当大，项目经理与构建和测试项目负责人进行核对也可能会有所帮助，以帮助确保他们对每个子团队的管理得到支持。

在沟通计划中明确签到频率，也有助于说明项目状态或信息随时间变化的频率。这有助于确保每个利益相关者群体都能收到最新、最合适的信息。

3. 每个受众需要什么级别的细节？
除了确定签到频率之外，了解要解决的项目细节级别也是沟通计划中的一个重要组成部分。

对于某些执行摘要，使用绿色、黄色和红色评级的高级项目健康报告即可。每种颜色的定义可能包括：绿色 = 一切正常；黄色 = 已触发关键风险，且正在制定缓解计划以解决问题；红色 = 已发现关键问题，但尚未制定缓解计划。

核心团队的签到仍将处于某种总结层面；然而，由于听众是项目发起人和主题专家，细节层面可能会更加具体（例如，具体的活动名称、方案、表格等）。在这个层面上，也需要分享相对于时间表的工作量，以确保根据范围提供适当的资源和预算。

项目团队的签到更加详细，可能包括详细的项目计划、问题日志、启动计划等。

4. 可以推送和拉取哪些类型的信息？
将项目沟通方法和工具确定为沟通计划的一部分也很重要，这样利益相关者就能清楚哪些沟通将被推动和/或拉动。

推送式沟通是指发送或“推送”给接收者的项目信息。

在项目协作工具上发布状态报告或通过电子邮件发送状态报告，是向受众推送信息的便捷方式。这种方法可以让内部和/或外部项目成员轻松了解项目在进度、预算和范围方面的进展情况。

另一方面，拉动式沟通允许受众像自助服务一样查看和“拉取”信息。例如，可以显示一个自动填充数据的可用项目状态仪表盘，或者一个仅供查看的活动项目计划，以便了解快速移动任务随时间推移的状态。